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Willkommen auf Vereinsmayer.de |
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meine persönliche
Vereinsverwaltung unter Excel |
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Finanzverwaltung |
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Home |
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Finanzverwaltung |
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Mitgliederverwaltung |
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Querbeet |
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Bilder sagen angeblich mehr als 1000 Worte . . . |
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Links |
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Impressum |
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Per Hyperlink ermöglicht „Status 1“ im Handumdrehen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Verwendungskonten, „Status 2“ nach Bereichen und
Verwendungskonten. |
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Die
Einnahmen-Überschuss-Rechnungen können sowohl als Zusammenfassung (auf ein
einziges Blatt) als auch sehr detailliert (Buchung für Buchung) ausgedruckt
werden. |
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Status 1 |
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Mit „Status
3“ können Sie eine einzelne x-beliebige Position komplett auflisten. Dies ist z.B. sinnvoll, damit der erste Kassenprüfer sich
lediglich mit den Bank-Bewegungen befasst, während der zweite (nur) die
komplette Kasse überprüft. |
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Status 2 |
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Die Finanz-und Verwendungskonten
können Sie von einstellig bis vierstellig jederzeit erweitern. |
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Anschaffungen bzw. Investitionen
(z.B.: das Klavier eines Musikvereines) sollten in den Finanzkonten als
„Inventar“ stehen und nicht wie eine Ausgabe gebucht werden, da sie
schließlich Vermögenswerte darstellen. |
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Die Verwendungskonten besitzen
jeweils eine Zuordnung, definiert in der Tabelle „Bereiche“: |
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an Kleinunternehmer |
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I Ideeller Bereich |
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V Vermögensverwaltung |
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hier spielt die Musik . . . |
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W Wirtschaftlicher Bereich |
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Z Zweckbetrieb |
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auch als Haushaltsbuch . . . |
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Die
„Bereiche“ sind alphanumerisch hinterlegt und
beliebig erweiterbar. Sie sind vergleichbar mit dem Begriff „Kostenstellen“ in einer
professionellen Buchhaltungssoftware. |
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Optional können Sie einigen
Ausgabenposten die Kategorie „G: Gemeinkosten“ vergeben. |
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Praxisproblem: Die Tintenpatrone
dient sowohl dem „Ideellen Bereich“ (z.B.: zum Drucken von
Lieder-Verzeichnissen), wie auch dem „Wirtschaftlichen Bereich“ (z.B.: zum
Drucken einer Getränkekarte). Unwissend, ordnen Sie zuerst diese Ausgabe zu
100% dem „Ideellen Bereich“ zu („I“). Ende des Jahres stellen Sie fest, dass
die „Getränkekasse“ (Bereich „W“) durchaus 10% solcher Kosten tragen kann.
Aktualisieren Sie dann den Verteilungsschlüssel. |
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Sie müssen nicht unbedingt
Buchhalter sein wie ich. Begriffe wie „Soll“ und „Haben“ werden Sie in diesem
"Journal" nicht finden. Ihre Ausgaben erfassen Sie mit einem Minus Zeichen, ihre Einnahmen ohne Vorzeichen. |
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Bareinzahlungen auf das
Bankkonto sind bekanntlich weder Einnahmen noch Ausgaben. Für diese Art von
Buchungen habe ich die abgesicherte Nummer „0“ (Null) in den
Verwendungskonten und Bereichen eingerichtet. In so einem Fall sind zwei
Buchungszeilen notwendig. Anschaffungen bzw. Investitionen müssen nach dem
gleichen Schema erfasst werden, da diese auch zwei Vermögenspositionen
bewegen: |
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Beispiel: 1.Buchung: Kto 210 Inventar an 0
Investitionen… + 2000,00 €, |
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2.Buchung: Kto 1200 Bank an 0 Investitionen… - 2000,00 € . |
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In der Demo im Kopfbereich
dieser Seite, sind die Bezeichnungen
"Geldtransit oder Investition" noch zu lesen. Ich habe sie
mittlerweile gegen "Umbuchung oder Investition" ausgetauscht. |
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Müssen Sie eine fehlerhafte
Buchung entfernen? Einfach die komplette Zeile markieren und per Kontextmenü
löschen. In professionellen Buchhaltungsprogrammen dürfen Buchungszeilen
niemals gelöscht werden, nur umbuchen oder stornieren ist erlaubt. Schon deswegen
ist VEREINSMAYER keine "FIBU", lediglich ein Excel-Tool, dass Ihnen
trotzdem Einnahmen-Überschuss-Rechnungen automatisch liefern kann. |
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Oberhalb der Journal-Überschrift
finden Sie stets den aktuellen Überschuss oder
Fehlbetrag im Blickfeld. Ältere Buchhalter würden
hier ein "Amerikanisches Journal" erkennen. |
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In der Journal-Spalte
"Datum" werden Buchungen außerhalb der von ihnen festgelegten Buchungsperiode abgeblockt. Die
Buchungsperiode legen Sie im Blatt „Einstellungen“ einmalig fest. Mittels
Hyperlink „Periodenwechsel“ aktivieren Sie auch die „Erstinstallation“ und bekommen eine weitere neue Arbeitsmappe bzw. ein leeres
Journal. Dabei werden die Saldovorträge automatisch übernommen. Alternativ
können Sie sie im Blatt „Finanzkonten“ ( 2.Spalte) manuell angeben, müssen
sie aber mittels „Reset“ (Zelle A1 im
Journal) im Journal übertragen lassen. |
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Da die
Einnahmen-Überschuss-Rechnung sich stets nach der Sortierung der
Verwendungskonten orentiert, können Sie mit "Kontenplan ändern" jederzeit die Rangfolge neu reorganisieren auch textlich. |
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Sie möchten künftig eine
bestehende Buchungsziffer "1000 Kasse" dreistellig wie folgt
führen: "100 Kasse" oder ein
Verwendungskonto "8001 Mitgliedsbeiträge" ändern in
"810"? Mittels Hyperlink „Kontenplan ändern“ reorganisieren Sie im
Handumdrehen Ihre Stammdaten. |
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Sicherheitsoptionen: |
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Das Verschieben von
Zellenbereichen wird vorsorglich verhindert, bzw. wieder reaktiviert, wenn
Sie Excel ordnungsgemäß verlassen. Sollten Sie dies nicht wünschen, haben sie
die Möglichkeit, im Arbeitsblatt „Einstellungen“ die „Option <Ziehen und
ablegen> zu aktivieren. Nach einem Stromausfall können die „2003er
Excellisten“ die Option unter
„Extras/Optionen/Bearbeiten/Autovervollständigen für Zellwerte aktivieren“
manuell korrigieren, während die „2010er Excellisten“ diese unter
„Datei/Option/Erweitert/Autovervollständigen für Zellwerte" finden
werden. |
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Anstelle von
Blattschutz-Mechanismen, assistieren Sie etliche Plausibilitätsprüfungen und
„VBA-Ereignissteuerungen“ im Hintergrund. Ähnlich wie bei Pkws, wo man auf
Wunsch das ESP ausschalten kann, können Sie (im Blatt „Einstellungen“) die
Plausibilitätskontrollen vorübergehend deaktivieren. |
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Für Ihre Datensicherheit wird
die Löschtaste bei einer Mehrfachmarkierung vorübergehend ignoriert.
Alternativ können Sie per F6-Taste Löschvorgänge eigenverantwortlich
vornehmen. |
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Sollten Sie Datensätze aus einer
fremden Datei importieren wollen, schalten Sie vorher sämtliche
Makroaktivitäten ab, indem Sie Ihre Makrosicherheitsstufe vorübergehend auf
die höchste Ebene setzen. |
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Sie werden Buchungszeilen und
Konten finden, die für einen Chor typisch sind. "Learning by doing“ ist zuerst
angesagt: Fügen Sie fiktive Buchungen im Buchungsjournal ein, starten Sie per
Mausklick eine neue Einnahmen-Überschuss-Rechnung. |
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Nach dieser Experimentierphase, den Hyperlink „Periodenwechsel“ aktivieren. Dieser ist auch
für die Erstinstallation zuständig. Sämtliche Demo-Buchungen sind danach
entfernt. Erstmalig müssen Sie vorher im Blatt „Finanzkonten“ die
Saldovorträge manuell eintragen. |
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Weiteres entnehmen Sie bitte aus
der Dokumentation. |
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Dokumentation |
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nach
oben |
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